Wenn du als Fotograf arbeitest, weißt du ganz genau, dass Session-Management nicht nur aus Fotografieren besteht, sondern auch aus... einer riesigen Menge Papierkram. Ständige Telefonate, E-Mails, Terminbestätigungen – all das kann viel Zeit fressen. Zum Glück kannst du dank des Session-Buchungssystems in Photonesto einfach aufatmen und die Logistik in die Hände der Automatisierung legen.
Anstatt jedes Detail manuell zu koordinieren, können die Kunden selbst einen für sie passenden Termin wählen, und dein Kalender füllt sich ganz ohne dein Zutun. Das System besteht aus zwei einfachen Teilen: deinem Konfigurationspanel und der Kundenseite.
Warum lohnt es sich? Was macht unser Buchungssystem so besonders?
Nach dem Einloggen in das Session-Buchungssystem in Photonesto betrittst du den Ort, an dem die ganze Magie passiert. Dort findest du die Einstellungen für Session-Typen, wo du Angebote für deine Kunden erstellen und anpassen kannst – von Neugeborenen-Sessions bis hin zu Weihnachts-Sessions.
Wichtige Konfigurationsoptionen:
Benutzerdefinierter oder Gemeinsamer Verfügbarkeit?
Benutzerdefinierter Verfügbarkeit: ideal, wenn du ein einzigartiges Event organisierst, z. B. spezielle Muttertags-Sessions, die einen separaten Zeitplan haben.
Gemeinsamer Verfügbarkeit: Du legst die Verfügbarkeit einmal fest und kannst sie dann für verschiedene Session-Typen nutzen. Praktisch, oder?
Planung auf zwei Arten möglich:
Vorlage: super, wenn du jede Woche an den gleichen Tagen und zu den gleichen Stunden arbeitest. Das System dupliziert deinen Zeitplan automatisch, und du hast eine Sorge weniger.
Bestimmte Tage: Wenn du Sessions nur an ausgewählten Wochenenden machst, zum Beispiel Ende November für Weihnachts-Sessions, markierst du einfach diese spezifischen Daten im Kalender.
Denk daran, dass du auch die Session-Dauer und die Pausen zwischen ihnen präzise einstellen kannst. Das ist sehr nützlich, wenn du 15 Minuten Zeit haben möchtest, um das Studio aufzuräumen oder nach einer Session kurz durchzuatmen. Stell die Session-Länge einfach auf 45 Minuten und eine 15-minütige Pause davor oder danach ein, und die Kunden sehen jede Stunde verfügbare Slots. Einfach und intuitiv!
Schritt für Schritt: so erstellst und veröffentlichst du eine Session
Gehe zum Session-Buchungssystem (Booking) und logge dich ein – du kannst den Button im oberen Bereich unserer Portalseite nutzen und die Option "Buchungssystem" wählen oder direkt auf https://booking.photonesto.com/ gehen.
Wenn das Einloggen ins Booking erfolgreich war – sehen wir den Startbildschirm.
Um einen neuen Session-Typ zu erstellen, klicke auf den grünen "Erstellen"-Button auf der linken Seite des Bildschirms und dann auf die Option "Neuer Shootingsstyp":
Als Nächstes füllen wir Basisdaten aus wie: Session-Name und seine Dauer:
Während der Einstellung der Session-Dauer kannst du die vordefinierten Zeiten aus der Dropdown-Liste nutzen oder deine eigene Zeit eingeben. Du kannst auch die Zeiteinheit wählen – Minuten oder Stunden.
Wir bestätigen die Daten mit dem "Erstellen"-Button.
Wir haben einen neuen Session-Typ erstellt – jetzt muss er konfiguriert werden, damit alles so funktioniert, wie du es brauchst.
In diesem Guide werden wir uns auf die wichtigsten Funktionen konzentrieren, die für die Konfiguration benötigt werden, aber es lohnt sich auch, den visuellen Aspekt zu verfeiner, z. B. durch Hinzufügen eines passenden Titelbilds für die Session und der Farbe von Terminen (Buchungen) in deinem Kalender.
Shootingsdetails
Im Tab "Shootingsdetails" gibst du die Basisinformationen zu deiner Session ein – ihren Namen, die Beschreibung, den Preis und die Adresse, an der die Session stattfindet.
Wusstest du, dass du das Beschreibungsfeld vergrößern kannst, indem du die zwei schrägen Linien in der unteren rechten Ecke mit dem Cursor greifst? Das ist eine sehr nützliche Option!
Nach dem Ausfüllen aller Informationen bestätigen wir die Änderungen mit dem "Speichern"-Button.
Deine Verfügbarkeit
Dieser Tab ist der präzisen Zeiteinstellung gewidmet – den Tagen und Stunden, an denen Kunden einen Session-Slot buchen können.
Du kannst deinen individuellen Verfügbarkeitsplan nutzen – wo du verfügbare Tage und Stunden einzeln einstellst, nur für diese eine Session, oder einen geteilten Verfügbarkeitsplan wählen, der eine Vorlage ist, die du für jede weitere von dir erstellte Session nutzen kannst. Wir empfehlen diese Option, wenn du für jede erstellte Session eine ähnliche Verfügbarkeit an Tagen und Stunden hast.
Wir konzentrieren uns nun darauf, deine verfügbare Zeit für Kunden einzustellen. Du kannst dies auf verschiedene Arten tun. Eine davon ist die Auswahl spezifischer Tage und Stunden während der Woche – das funktioniert gut für Sessions, die du über einen längeren Zeitraum und zu gleichen, festen Zeiten anbietest.
Zu dieser allgemeinen Verfügbarkeitsvorlage kannst du Ausnahmen hinzufügen – wenn du sicher weißt, dass du keine Zeit für Sessions haben wirst:
Andererseits – kannst du zusätzliche Tage außerhalb der Vorlage festlegen, an denen du Zeit hast, Kunden für eine Session anzunehmen:
Eine andere Möglichkeit ist das Festlegen spezifischer Tage, an denen du Kunden Session-Slots anbietest:
Für unsere Weihnachts-Session passt die letzte Option am besten, bei der wir spezifische Tage mit Stunden eingeben, an denen wir für Kunden verfügbar sein werden.
So wird es für den Kunden aussehen:
Nach Auswahl der passenden Zeit für deine Verfügbarkeit solltest du mit dem "Speichern"-Button bestätigen und zum nächsten Tab gehen.
Session-Dauer und Pausen
Hier haben wir alle Einstellungen, die widerspiegeln, wie der endgültige Buchungskalender aussieht, welche Stunden den Kunden angezeigt werden und wie sich der Kalender während der Session-Buchung durch Kunden verhält.
Shootingsdauer – wie viel Zeit brauchst du, um die Session durchzuführen? Wie viel Zeit muss der Kunde für eine solche Session buchen? – wir gehen von einer Dauer aus, die alle Teile abdeckt, die direkt mit dem Kunden zusammenhängen (seine Vorbereitung auf die Session, Umziehen, Make-up, aber ohne deine Zeit, z. B. für das Reinigen des Studios).
Zeitfenster – welche Zeitintervalle möchtest du zwischen den Buchungen definieren? Hier geht es um die Anzeige der nächsten möglichen Session-Startzeiten – z. B. wenn du zwischen 15:00-18:00 Uhr verfügbar bist und ein 15-Minuten-Intervall einstellst, kann der Kunde jeden Slot alle 15 Minuten buchen: 15:00, 15:15, 15:30 usw. Wenn du z. B. 60 Min. einstellst, werden Zeiten wie 15:00, 16:00, 17:00 usw. angezeigt.
Minimale Reservierungsvorlaufzeit – wie lange im Voraus der Kunde frühestens eine Session buchen kann – damit der Kunde nicht wenige Minuten vor der Zeit buchen kann. Hier legen wir eine Zeit fest, die es dir ermöglicht, dich auf die Session vorzubereiten und dem Kunden eine Antwort zu geben, dass die Session stattfinden wird. Im Falle einer Anforderung zur sofortigen Zahlung bei der Anmeldung gibt es Zeit, die Zahlung zu leisten.
Maximale Reservierungsvorlaufzeit – wenn du feste Verfügbarkeitszeiten hast und die Session keine typische "saisonale" Option ist, lohnt es sich, eine maximale Buchungsvorlaufzeit einzustellen, damit der Kunde einen Slot nicht z. B. zwei Jahre im Voraus bucht.
Pausenlänge vor und nach der Session – diese Optionen ermöglichen die Planung einer automatischen Pause vor oder nach jeder Session – z. B. zum Durchatmen, Übertragen von Fotos, Reinigen des Studios usw. Es ermöglicht auch die Vereinheitlichung des Kalenders – wenn wir verschiedene Session-Dauern und Zeitintervalle haben.
Wenn wir möchten, dass den Kunden nur volle Stunden zur Buchung angezeigt werden und die Session weniger oder mehr als eine Stunde dauert, dann sollte diese „freie“ Zeit mit einer automatischen Pause gefüllt werden – z. B. wenn die Session 45 Minuten dauert, solltest du die Option "Pausenlänge nach der Session" für 15 Minuten hinzufügen – dann hat jede gebuchte Session eine automatisch hinzugefügte Pause und im Kalender sehen die Kunden nur volle Stunden.
Für jede Option in diesem Tab kannst du eine Zeiteinheit wählen – je nach Bedarf: Minuten, Stunden, Tage.
Nach dem Ausfüllen aller Informationen bestätige sie mit dem "Speichern"-Button.
Genehmigungsrichtlinie für neue Reservierungen
Es gibt drei verfügbare Optionen für die Annahme neuer Session-Buchungen:
- automatische Annahme (das System akzeptiert automatisch alle eingereichten Buchungen),
- manuelle Annahme (du musst die Buchung selbst bestätigen),
- manuelle Annahme bis zu einem bestimmten Zeitraum (d. h. z. B. wenn du „5 Tage“ einstellst, erfordert die Buchung eines Kunden für eine Session in 2 Tagen von heute deine manuelle Bestätigung, während eine Buchung für einen Termin in 14 Tagen von heute automatisch akzeptiert wird).
Nach Auswahl der richtigen Option klicke auf den "Speichern"-Button.
Richtlinie zur Stornierung von Reservierungen
Session-Buchungen können von Kunden immer oder bis zu einem bestimmten Zeitpunkt vor der Session storniert werden (z. B. einige Tage vor dem Session-Termin, aber nicht mehr am selben Tag), du kannst auch die Möglichkeit einstellen, dass eine Session-Buchung nur durch den Fotografen storniert werden kann.
Um die Änderungen zu bestätigen, klicke auf den "Speichern"-Button.
Zahlungsart
Wenn du während der Buchung eine Zahlung für die Session (oder eine Anzahlung) einziehst – kannst du das hier einstellen. Du solltest den Betrag, den der Kunde zahlen soll, die Währung ausfüllen (es stehen über ein Dutzend der beliebtesten zur Auswahl), den Zahlungstitel und die Zahlungsmethoden festlegen (du kannst darüber lesen, wie man Zahlungsmethoden konfiguriert HIER). Du kannst alle dir zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden aktivieren oder nur einige davon auswählen.
Nach Auswahl der richtigen Option klicke auf den "Speichern"-Button.
Automatisierungen
Hier findest du Optionen für E-Mail-Erinnerungen an Kunden über die Fotosession oder eine unbezahlte Buchung. Du kannst hier auch die automatische Stornierung von Buchungen einstellen, die unbezahlt sind – unter Angabe der Zeit nach der Buchung, nach der sie storniert werden, und Ausfüllen des Inhalts der E-Mail, die dann an den Kunden gesendet wird.
Wenn du den Inhalt der E-Mail für die oben genannten Automatisierungen nicht ausfüllst, wird eine Standardnachricht basierend auf der Vorlage gesendet. Vorlagen können im Hauptmenü (obere rechte Ecke des Bildschirms) ->
Email-Nachrichten konfiguriert werden.
Klicke abschließend auf den "Speichern"-Button, um die Einstellungen zu behalten.
Kundenumfrage
Es gibt auch eine Funktion, um Daten vom Kunden in Form einer Umfrage zu sammeln – du kannst sie schnell in den Buchungsprozess integrieren und so alle wichtigen Informationen an einem Ort erhalten.
Dies ist ein großartiges Tool, das dir viel mehr Möglichkeiten bietet als nur die Auswahl eines Pakets. Du kannst es nutzen, um wichtige Informationen schon vor dem Treffen zu sammeln, was eine bessere Vorbereitung und Personalisierung der Session ermöglicht.
Beim Hinzufügen von Fragen kannst du aus drei Antwortoptionen für den Kunden wählen:
Offene Antwort, d. h. ein Textfeld – der Kunde kann so antworten, wie er möchte, er kann seine Bedürfnisse beschreiben
Einzelauswahl – der Kunde kann nur eine Option aus den von dir vorgeschlagenen wählen
Mehrfachauswahl – der Kunde kann mehrere Optionen aus den von dir vorgeschlagenen wählen.
Um eine neue Frage hinzuzufügen, klicke auf den grünen Plus-Button auf der rechten Seite, gib dann die Frage ein und wähle den Typ der Antwort aus den oben aufgeführten Optionen.
Nach Erstellung der gesamten Umfrage bestätige die Änderungen mit dem "Speichern"-Button.
Veröffentlichung
Wenn alle Einstellungen bereits überprüft wurden und alles so ist, wie es sein soll, muss die Session veröffentlicht werden, damit Kunden sich für die Session anmelden können. Gehe dazu zurück zum oberen Teil und klicke auf den "Veröffentlichen"-Button.
Wir bestätigen die Veröffentlichung im Pop-up-Fenster:
Und voila! Wir haben es! Die Session ist bereits für Kunden sichtbar. Der Status „veröffentlicht“ unter dem Session-Namen sagt das aus.
Du kannst die veröffentlichte Session löschen, sie ausschalten (z. B. wenn sie saisonal ist) und sie über einen direkten Link mit anderen teilen (grüner "Link teilen"-Button).
Wie es von innen funktioniert: Dein Kontrollpanel
Bereit für einen Blick hinter die Kulissen? Gehen wir zu deiner Kommandozentrale und lernen fortgeschrittenere Funktionen kennen, mit denen du die manuelle Buchungsverwaltung vergessen kannst.
Verfügbarkeitspläne
Die Wahl des richtigen Zeitplans ist der Schlüssel zu einer effizienten Kalenderverwaltung. Photonesto bietet zwei Haupttypen an: Benutzerdefinierter und Gemeinsamer. Hier sind die Hauptunterschiede, die dir bei der Entscheidung helfen werden.
Kurz gesagt:
Benutzerdefinierter Verfügbarkeitsplän – super für einmalige Events und besondere Anlässe.
Gemeinsamer Verfügbarkeitspläne – ideal für reguläre Arbeit, spart Zeit bei vielen Session-Typen.
Benutzerdefinierter Verfügbarkeitsplän
Dies ist die ideale Lösung, wenn du einen Arbeitszeitplan für nur einen, spezifischen Session-Typ festlegen möchtest. Stell dir vor, du organisierst spezielle Urlaubs-Sessions – ihre Verfügbarkeit wird sich von deiner regulären Arbeit unterscheiden. Dank deines eigenen Zeitplans kannst du für sie einzigartige Tage und Stunden erstellen, die nur in diesem einen Angebot sichtbar sind. Das gibt dir volle Kontrolle und Flexibilität.
Gemeinsamer Verfügbarkeitspläne
Diese Option ist eine echte Zeitersparnis. Sie ermöglicht es dir, einen globalen Zeitplan zu erstellen, den du in vielen Session-Typen gleichzeitig nutzen kannst. Wenn du einen festen Arbeitszeitplan hast, zum Beispiel von Montag bis Freitag zwischen 9:00-17:00 Uhr, kannst du diesen einmal festlegen und dann auf Neugeborenen-, Porträt- oder Familien-Sessions anwenden. Du sparst Zeit und bist sicher, dass alle deine Angebote den gleichen Bereich deiner Verfügbarkeit haben.
Wie erstellt man einen solchen Zeitplan? Gehe zum Hauptmenü (obere rechte Ecke des Bildschirms) und wähle dann „Shootingstypen-Einstellungen“, der nächste Schritt ist die Auswahl des Tabs auf der linken Seite „Verfügbarkeitspläne“. Klicke jetzt einfach auf den "Erstellen"-Button.
Gib in dem erschienenen Fenster den Namen dieses Zeitplans ein und bestätige ihn mit dem "Erstellen"-Button im Fenster.
Gehe als Nächstes zu diesem Verfügbarkeitsplan, um ihn zu konfigurieren.
Das Konfigurationspanel für den Verfügbarkeitsplan erscheint; wir werden uns nacheinander auf die einzelnen Optionen konzentrieren:
Allgemeine Verfügbarkeitsvorlage – hier musst du die Wochentage markieren und die Stunden eingeben, in denen du arbeitest und für den Kunden verfügbar bist – den Stundenbereich, in dem Kunden Sessions buchen können. Es lohnt sich, dies zu nutzen, wenn wir zu festen Zeiten basierend auf spezifischen Wochentagen arbeiten.
Ausnahmen von der Verfügbarkeitsvorlage – wir werden uns auf spezifische Beispiele konzentrieren, in denen wir einfach präsentieren, wann es sich lohnt, diese Funktion zu nutzen und wie:
Beispiel 1 – du nimmst Kunden von Montag bis Freitag zwischen 9:00-17:00 Uhr an. Am Donnerstag, dem 26.03., wirst du jedoch den ganzen Tag keine Zeit haben – das musst du in den Ausnahmen von der Verfügbarkeitsvorlage eintragen. Es ist nicht schwer! Du klickst auf den Button „Ausnahme hinzufügen“ – im Pop-up-Fenster gibst du das Datum ein und markierst „ganztägig“, schließlich bestätigst du mit dem Button „Hinzufügen“. Niemand wird sich an diesem Tag für eine der Sessions anmelden können.
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Beispiel 2 – mittwochs bist du für Kunden von 9:00 bis 17:00 Uhr verfügbar, aber am 25.03. um 14:00 Uhr musst du weg und wirst für den Rest des Tages nicht im Studio sein. Du musst eine neue Ausnahme von der Verfügbarkeitsvorlage hinzufügen – die Stunden, in denen du nicht da sein wirst – in diesem Fall von 14:00 bis 17:00 Uhr. Dank dessen wird kein Kunde zu dieser Zeit eine Session buchen.
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Beispiel 3 – du arbeitest nur an Wochentagen, entscheidest dich aber, den Kunden am Samstag, dem 29.03., Session-Slots zu geben. In einem solchen Fall musst du diese Zeit im Bereich Verfügbarkeit an ausgewählten Tagen hinzufügen, indem du auf den Button „Tag hinzufügen“ klickst. Du gibst das Datum und die verfügbaren Stunden ein. Bestätige mit dem Button „Hinzufügen“.
Wenn du die Konfiguration des Verfügbarkeitsplans beendet hast, musst du ihn speichern – mit dem grünen "Speichern"-Button unten im Konfigurationspanel.
Wie verwendet man einen solchen Verfügbarkeitsplan? Wähle beim Erstellen einer Session im Tab „Deine Verfügbarkeit“, „Geteilter Verfügbarkeitsplan“ aus der ersten Liste und wähle dann den gerade erstellten aus der zweiten Liste:
Bestätige die Änderungen abschließend mit dem "Speichern"-Button.
Erstellung einer Buchung durch einen Fotografen
Manchmal passiert es, dass der Fotograf eine Buchung für einen Kunden erstellen muss. Gehe in einem solchen Fall zur linken Seite des Bildschirms zum großen grünen "Erstellen"-Button – wähle dann die Option „Neue Shootingsreservierung“ aus dem Menü und wähle die passende aus der Liste aus.
Es erscheint sofort ein Fenster, in dem du die Session-Daten ausfüllen musst – wie Datum, Uhrzeit und Kundendaten.
Kundendaten können manuell eingegeben oder aus der Liste ausgewählt werden – deiner Kundendatenbank.
Nach dem Ausfüllen aller Daten bestätige die Erstellung der Session mit dem "Erstellen"-Button.
Wie verwaltet man eingereichte Buchungen?
Im Tab Meine Sessions findest du eine Liste aller Sessions, die von Kunden gebucht wurden. Sie werden automatisch ab dem nächsten Session-Termin sortiert. In diesem Panel kannst du Buchungen filtern nach „Wartet auf Bestätigung“, „Bestätigt“, „Vergangen“ und „Storniert“:
Durch Klicken auf eine spezifische Session-Reservierung kannst du deren Details überprüfen:
Buchungsbestätigung durch den Fotografen
Wenn du selbst eine Session für einen Kunden erstellst, erfordert dies eine Bestätigung durch den Kunden, aber du kannst dies auch für ihn tun – konkret, indem du in die Details einer bestimmten Session gehst und auf „Im Namen des Kunden bestätigen“ klickst:
Das System wird uns bitten, diese Aktion zu bestätigen – wir klicken auf „Ja“:
Die Session erhält den Status „Bestätigt“:
Terminverschiebung
Du kannst auch das Datum einer eingereichten Buchung ändern – klicke einfach auf den Button „Umplanen“:
Es erscheint ein Fenster zum Ändern von Datum und Uhrzeit:
Du solltest das passende Datum aus dem Kalender wählen und die Stunde eingeben. Wenn das neue Buchungsdatum außerhalb deiner als Verfügbarkeit für eine bestimmte Session definierten Arbeitszeiten liegt, erscheint eine Nachricht (sie ist nur informativ, sie verhindert nicht die Änderung des Buchungsdatums):
Wenn du eine Zeit wählst, in der du bereits eine andere Session hast – gibt das System eine Nachricht aus und verhindert die Änderung des Datums:
In diesem Fenster kannst du auch entscheiden, ob du eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden über die Änderung des Session-Datums senden möchtest:
Der Inhalt der E-Mail entspricht den konfigurierten Standard-E-Mail-Einstellungen – du kannst dies im Hauptmenü in der oberen rechten Ecke des Bildschirms im Tab „Email-Nachrichten“ ändern.
Nach dem Einstellen aller Parameter bestätigen wir die Änderungen mit dem Button „Reservierungsdatum ändern“. Nach einer erfolgreichen Änderung sehen wir das neue Datum in den Session-Details:
Senden an den Kunden
Über den Button „An Kunden senden“ kannst du den Link zur Buchung kopieren und eine E-Mail an den Kunden senden:
Du kannst den Inhalt dieser spezifischen Nachricht bezüglich genau dieser Session hier bearbeiten oder ihn als Standard belassen – gemäß der Vorlage (du kannst Nachrichtenvorlagen im Hauptmenü in der oberen rechten Ecke des Bildschirms im Tab „Email-Nachrichten“ ändern).
Stornierung der Buchung
Über dieses Panel kannst du eine Buchung auch stornieren – über den Button „Reservierung stornieren“:
Das System wird fragen, ob du sicher bist, dass du die Buchung stornieren möchtest, und dir gleichzeitig erlauben zu entscheiden, ob eine E-Mail an den Kunden gesendet werden soll. Wenn du dich entscheidest, eine Nachricht an den Kunden über die Stornierung der Session-Buchung zu senden, kannst du diese Nachricht hier bearbeiten – indem du auf „Nachrichteninhalt anzeigen“ klickst:
Wenn du die Nachricht nicht bearbeitest, wird die Standardnachricht gesendet. Du kannst die Standard-Nachrichtenvorlage im Hauptmenü in der oberen rechten Ecke des Bildschirms im Tab „Email-Nachrichten“ konfigurieren.
Um die Session-Stornierung zu bestätigen, musst du nur auf „Reservierung stornieren und senden“ klicken. Nach erfolgreicher Änderung erhalten wir die Information über den Buchungsstatus – Storniert.
Kalender
Du kannst die von Kunden gebuchten Sessions auch in der Kalenderansicht sehen – nutze den Tab „Kalender“:
Der Kalender hat mehrere Ansichten – ganzer Monat, Woche und ein Tag – du kannst zwischen diesen Ansichten in der oberen rechten Ecke wechseln:
Die Ansicht oben – wie markiert – zeigt die ganze Woche, unten ist die Ansicht des ganzen Monats und Tages.
Aus dieser Ansicht heraus kannst du Buchungen auch verwalten – nach dem Klicken auf das entsprechende Rechteck erscheint ein Pop-up-Fenster mit Basisinformationen bezüglich der Session-Buchung, auf die wir geklickt haben:
Du kannst zu einer detaillierteren Ansicht gehen, von der aus du die Buchung genauer verwalten kannst – einfach durch Klicken auf den "Details anzeigen"-Button.
Aus dieser Ansicht heraus kannst du auch neue Session-Buchungen erstellen – klicke einfach auf ein „freies“ weißes/graues Rechteck und wähle die Option "Neue Reservierung erstellen" und die Session, für die wir einen Slot belegen wollen:
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die Daten ausfüllen musst – dieselben, als ob wir eine Session mit dem „Erstellen“-Button auf der linken Seite erstellen würden.
Benötigst du eine Vorschau für den gesamten kommenden Tag? Aus der Tagesansicht im Kalender kannst du mit einem Klick einen Tagesplan generieren. Darin findest du eine Liste aller Sessions zusammen mit den vollständigen Informationen, chronologisch sortiert. Alle Daten zu deinen Einsätzen sind nun an einem klaren Ort – bereit zum Speichern oder Drucken!
Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Tagesplan erstellen“:
Damit die Schaltfläche zur Generierung des Tagesplans verfügbar ist, müssen Sie an dem jeweiligen Tag mindestens eine Reservierung haben.
Vom gleichen Ort aus kannst du eine Arbeitspause erstellen. Wann sind Arbeitspausen nützlich? Für Mittagessen, Abendessen, Ruhe oder jeden anderen Bedarf, wenn du keine Kunden annehmen kannst. Von hier aus kannst du auch eine längere Pause (mehr als einen Tag) erstellen – Urlaub genannt.
Es erscheint ein Fenster, in dem du alle Daten bezüglich der geplanten Pause eingeben solltest – Name, Datum, Start- und Endzeit der Pause.
Aufgrund der Tatsache, dass wir die Session aus der Kalenderebene erstellen, sind durch Klicken auf eine bestimmte Stelle das Datum und die Startzeit der Pause bereits ausgefüllt – aber es steht nichts im Wege, diese bei Bedarf zu ändern.
Nach dem Ausfüllen der Daten erscheint die Pause im Kalender:
Im Falle eines mehrtägigen Urlaubs sieht der Kalender so aus:
Jetzt musst du dir keine Sorgen machen, dass sich jemand zu dieser Zeit für eine Session anmeldet. Du kannst dich in Ruhe erholen :)
Was sieht es aus der Sicht des Kunden aus?
Wenn du alles konfiguriert und veröffentlicht hast, erscheint dein Angebot auf der Buchungsseite. Nach dem Aufrufen sieht der Kunde eine Liste deiner Dienstleistungen.
Der Buchungsprozess für den Kunden sieht so aus:
Er wählt die Session aus, an der er interessiert ist.
Er geht zum Kalender, wo er nur verfügbare Termine sieht, was Fehler und Frustration ausschließt.
Er füllt ein kurzes Formular mit Basisdaten aus: Vorname, Nachname, E-Mail.
Er bestätigt die Buchung, die sofort in deinem Panel erscheint.
Schließlich erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail, und du siehst die neue Buchung in deinem Kalender. Ohne Telefonate, ohne E-Mails und ohne Verwirrung. Reiner Gewinn an Zeit und Ruhe!
Dank Photonesto kannst du dich mehr dem widmen, was du am besten kannst – wunderschöne Fotos machen. Der Rest erledigt sich von selbst.