Jeśli pracujesz jako fotograf, to doskonale wiesz, że zarządzanie sesjami to nie tylko robienie zdjęć, ale też... ogrom papierkowej roboty. Ciągłe telefony, e-maile, potwierdzenia terminów – to wszystko potrafi pochłonąć mnóstwo czasu. Na szczęście, dzięki systemowi rezerwacji sesji w Photonesto, możesz po prostu odetchnąć i oddać logistykę w ręce automatu.
Zamiast ręcznie uzgadniać każdy szczegół, klienci sami mogą wybrać dogodny dla nich termin, a Twój kalendarz zapełni się bez Twojego udziału. System składa się z dwóch prostych części: Twojego panelu do konfiguracji i strony dla klientów.
Dlaczego warto? Co wyróżnia nasz system rezerwacji?
Po zalogowaniu się do systemu rezerwacji sesji w Photonesto, wchodzisz do miejsca, gdzie cała magia się dzieje. Znajdziesz tam ustawienia rodzajów sesji, w której możesz tworzyć i dostosowywać oferty dla swoich klientów – od sesji noworodkowych po świąteczne.
Kluczowe opcje konfiguracji:
Własny czy współdzielony harmonogram?
Własny: idealny, gdy organizujesz unikalne wydarzenie, np. specjalne sesje na Dzień Matki, które mają oddzielny grafik.
Współdzielony: ustawiasz dostępność raz, a potem możesz używać jej do różnych rodzajów sesji. Wygodnie, prawda?
Planowanie dostępne na dwa sposoby:
Szablon: świetne, jeśli pracujesz w te same dni i godziny co tydzień. System powieli Twój harmonogram automatycznie, a Ty masz problem z głowy.
Konkretne dni: jeśli sesje robisz tylko w wybrane weekendy, na przykład pod koniec listopada na potrzeby sesji świątecznych, po prostu zaznaczasz te konkretne daty w kalendarzu.
Pamiętaj, że możesz też dokładnie ustawić czas trwania sesji i przerw między nimi. To bardzo przydatne, gdy chcesz mieć 15 minut na posprzątanie studia lub oddech po sesji. Wystarczy, że ustawisz 45 minut długości sesji i 15 minut przerwy przed lub po, a klienci zobaczą dostępne terminy co godzinę. Proste i intuicyjne!
Krok po kroku: jak stworzyć i opublikować sesję
Klikamy na zielony przycisk "Utwórz" po lewej stronie ekranu a następnie opcję "Nowy rodzaj sesji":
Następnie uzupełniamy podstawowe dane takie jak: nazwa sesji oraz czas jej trwania.
Podczas ustawiania długości trwania sesji możesz skorzystać z predefiniowanych czasów na liście rozwijanej lub wpisać własny czas. Możesz także wybrać jednostkę czasu - minuty lub godziny.
Potwierdzamy dane przyciskiem "Utwórz".
Stworzyliśmy nowy rodzaj sesji - teraz trzeba ją skonfigurować, by wszystko działało tak, jak potrzebujesz.
W tym poradniku skupimy się na najbardziej kluczowych funkcjach potrzebnych do jej skonfigurowania, natomiast warto doszlifować też kąt wizualny, np. poprzez dodanie odpowiedniego zdjęcia na okładkę sesji oraz koloru wydarzeń (rezerwacji) w Twoim kalendarzu.
Szczegóły dotyczące sesji
W zakładce "Szczegóły dotyczące sesji" należy wpisać podstawowe informacje dotyczące Twojej sesji - jej nazwę, opis, cenę a także adres, gdzie sesja się odbędzie.
Czy wiesz, że możesz rozciągnąć sobie pole opisu, łapiąc kursorem za dwie pochylone kreski w prawym dolnym rogu? To bardzo przydatna opcja!
Po uzupełnieniu wszystkich informacji potwierdzamy zmiany przyciskiem "Zapisz".
Twoja dostępność
Ta zakładka poświęcona jest precyzyjnemu ustawieniu czasu – dni i godzin, w których klienci będą mogli zarezerwować termin na sesję.
Możesz skorzystać z własnego harmonogramu dostępności - gdzie ustawisz sobie po kolei dostępne dni i godziny, tylko dla tej jednej sesji, albo wybrać współdzielony harmonogram dostępności, czyli taki szablon, który możesz wykorzystać w każdej kolejnej tworzone przez Ciebie sesji. Polecamy tą opcję, jeśli dla każdej tworzonej sesji masz podobną dostępność dni i godzin.
Skupimy się teraz na ustawianiu Twojego czasu dostępnego dla klientów. Możesz go ustawić na kilka sposobów. Jednym z nich jest wybranie konkretnych dni oraz godzin w tygodniu - to się sprawdza przy sesjach, które oferujesz przez dłuższy okres czasu i w tych samych, stałych godzinach.
Do tego ogólnego szablonu dostępności możesz dodać wyjątki - kiedy wiesz, że wtedy na pewno nie będziesz mieć czasu na sesje:
W drugą stronę - możesz ustawić dodatkowe dni, poza szablonem, w których masz czas na przyjęcie klientów na sesję:
Innym sposobem jest ustawienie konkretnych dni, w których oferujesz klientom terminy na sesję:
Dla naszej sesji świątecznej najbardziej będzie pasować ostatnia opcja, gdzie wpisujemy konkretne dni z godzinami, kiedy będziemy dostępni dla klientów.
Tak to będzie wyglądało dla klienta:
Po wybraniu odpowiedniego czasu Twojej dostępności należy zatwierdzić przyciskiem "Zapisz" i przejść do kolejnej zakładki.
Czas trwania sesji oraz przerw
Tutaj mamy wszystkie ustawienia, które będą odzwierciedlały to, jak finalnie wygląda kalendarz rezerwacji, jakie godziny będą się wyświetlały klientom oraz jak kalendarz będzie się zachowywał podczas rezerwowania sesji przez klientów.
Czas trwania sesji - ile czasu potrzebujesz na wykonanie sesji? Ile czasu klient musi sobie zarezerwować na taką sesję? - zakładamy taki czas trwania, który obejmuje wszystkie części związane bezpośrednio z klientem (jego przygotowanie się do sesji, przebranie, makijaż, ale bez Twojego czasu np. na sprzątanie studia.
Odstępy czasowe - jakie chcesz określić odstępy czasowe między rezerwacjami? Chodzi o wyświetlanie kolejnych możliwych godzin rozpoczęcia sesji - np. jeśli jesteś dostępny w godzinach 15:00-18:00 i ustawisz odstęp 15 minut, to klient będzie mógł zarezerwować każdy termin co 15 minut: 15:00, 15:15, 15:30, itd. W momencie jak ustawisz np. 60 min, to będą się wyświetlały terminy 15:00, 16:00, 17:00, itd.
Minimalne wyprzedzenie rezerwacji - ile najwcześniej przed terminem klient może zarezerwować sesję - by klient nie mógł zarezerwować sesji kilka minut przed terminem. Tutaj ustawiamy taki czas, który pozwoli Ci się przygotować do sesji i dać klientowi odpowiedź, że sesja się odbędzie. W przypadku wymogu płatności za sesję od razu przy zapisie - daje czas na dokonanie płatności.
Maksymalne wyprzedzenie rezerwacji - jeśli masz ustawione stałe godziny dostępności a sesja nie jest taką typowo "sezonową" opcją, to warto ustawić sobie maksymalne wyprzedzenie rezerwacji, żeby klient nie zarezerwował terminu np. na dwa lata do przodu.
Długość przerwy przed sesją oraz po sesji - te opcje pozwalają na zaplanowanie automatycznej przerwy przed lub po każdej sesji - np. na oddech, zgranie zdjęć, posprzątanie studia, itd. Pozwala to także na ujednolicenie kalendarza - kiedy mamy różny czas trwania sesji oraz odstępy czasowe.
Jeśli chcemy, by klientom wyświetlały się tylko pełne godziny możliwe do rezerwacji, a sesja trwa mniej lub ponad godzinę, to należy uzupełnić ten "wolny" czas automatyczną przerwą - np. jeśli sesja trwa 45 minut, to należy dodać opcję "długość przerwy po sesji" na 15 minut - wtedy każda rezerwowana sesja będzie miała dodawaną automatycznie przerwę, a w kalendarzu klienci zobaczą same pełne godziny.
Przy każdej opcji w tej zakładce możesz wybrać jednostkę czasu - w zależności od potrzeb: minuty, godziny, dni.
Po uzupełnieniu wszystkich informacji należy je zatwierdzić przyciskiem "Zapisz".
Polityka akceptacji nowych rezerwacji
Są trzy dostępne opcje akceptacji nowych rezerwacji sesji:
- automatyczna akceptacja (system automatycznie akceptuje wszystkie złożone rezerwacje),
- manualna akceptacja (musisz samodzielnie potwierdzić rezerwację)
- manualna akceptacja do pewnego okresu czasu (czyli np. jeśli ustawisz "5 dni", to rezerwacja klienta na sesję za 2 dni od dziś będzie wymagała Twojego ręcznego potwierdzenia, natomiast rezerwacja na termin przypadający za 14 dni od dziś zostanie zaakceptowana automatycznie).
Po wybraniu właściwej opcji należy kliknąć przycisk "Zapisz".
Polityka anulowania rezerwacji
Rezerwacje sesji mogą być anulowane przez klientów zawsze lub do pewnego momentu przez sesją (np. na kilka dni przed terminem sesji, ale w tym samym dniu już nie), możesz także ustawić możliwość anulowania rezerwacji sesji tylko przez fotografa.
Aby zatwierdzić zmiany należy kliknąć przycisk "Zapisz".
Płatność za sesję
Jeśli pobierasz płatność za sesję (lub zaliczkę) podczas rezerwacji terminu - to tutaj możesz to ustawić. Należy uzupełnić kwotę, którą klient ma uiścić, walutę (jest kilkanaście najpopularniejszych do wyboru), tytuł płatności oraz ustawić metody płatności (o tym, jak skonfigurować metody płatności przeczytasz TUTAJ). Możesz włączyć wszystkie dostępne u Ciebie metody płatności lub wybrać tylko niektóre z nich.
Żeby zapisać zmiany należy kliknąć przycisk "Zapisz".
Automatyzacje
Znajdziesz tutaj opcje e-mailowego przypominania klientom o sesji zdjęciowej, czy nieopłaconej rezerwacji. Możesz tutaj także ustawić automatyczne anulowanie rezerwacji, które są nieopłacone - podając czas po złożeniu rezerwacji, kiedy zostaną anulowane oraz uzupełnić treść wiadomości e-mail, która zostanie wtedy wysłana do klienta.
Jeśli nie uzupełnisz treści wiadomości e-mail do powyższych automatyzacji, to zostanie wysłana domyślna wiadomość według szablonu. Szablony można konfigurować w głównym menu (prawy górny róg ekranu)
-> Wiadomości e-mail.
Na koniec kliknij przycisk "Zapisz" aby zachować ustawienia.
Zbieranie danych od klienta
Dostępna jest też funkcja zbierania danych od klienta w formie ankiety – możesz ją szybko zintegrować z procesem rezerwacji, zyskując wszystkie kluczowe informacje w jednym miejscu.
To świetne narzędzie, które daje Tobie znacznie więcej możliwości niż tylko wybór pakietu. Możesz wykorzystać ją, by zebrać kluczowe informacje jeszcze przed spotkaniem, co pozwala na lepsze przygotowanie i personalizację sesji.
Dodając pytania, możesz wybrać z trzech opcji odpowiedzi klienta:
Otwarta odpowiedź czyli pole tekstowe - klient może odpowiedzieć w dowolny przez siebie sposób, może opisać swoje potrzeby
Jednokrotny wybór - klient może wybrać tylko jedną opcję spośród zaproponowanych przez Ciebie
Wielokrotny wybór - klient może wybrać kilka opcji sposród tych zaproponowanych przez Ciebie.
Aby dodać nowe pytanie należy kliknąć zielony przycisk plusika po prawej stronie, następnie wpisać pytanie oraz wybrać typ udzielanej odpowiedzi z powyżej wymienionych opcji.
Po stworzeniu całej ankiety należy zatwierdzić zmiany przyciskiem "Zapisz".
Publikacja
Kiedy wszystkie ustawienia już zostały zweryfikowane i wszystko jest jak należy, sesję trzeba opublikować, by klienci mogli się zapisywać na sesję. W tym celu należy wrócić do górnej części i kliknąć przycisk "Opublikuj".
Potwierdzamy publikację w wyskakującym okienku:
I volia! Mamy to! Sesja już jest widoczna dla klientów. Mówi o tym status "opublikowano" pod nazwą sesji.
Opublikowaną sesję możesz usunąć, wyłączyć (np. jeśli jest sezonowa) oraz udostępnić innym za pomocą bezpośredniego linku (zielony przycisk "Udostępnij link").
Jak to działa od środka: Twój panel sterowania
Gotowy, by zajrzeć za kulisy? Przejdźmy do Twojego centrum dowodzenia i poznajmy bardziej zaawansowane funkcje, które pozwolą Ci zapomnieć o ręcznym zarządzaniu rezerwacjami.
Harmonogramy dostępności
Wybór odpowiedniego harmonogramu to klucz do sprawnego zarządzania kalendarzem. Photonesto oferuje dwa główne typy: własny i współdzielony. Oto główne różnice, które pomogą Ci podjąć decyzję.
W skrócie:
Własny harmonogram – świetny do jednorazowych wydarzeń i specjalnych okazji.
Współdzielony harmonogram – idealny do regularnej pracy, oszczędzający czas przy wielu rodzajach sesji.
Własny harmonogram dostępności
To idealne rozwiązanie, jeśli chcesz ustawić grafik pracy tylko dla jednego, konkretnego rodzaju sesji. Wyobraź sobie, że organizujesz specjalne sesje świąteczne – ich dostępność będzie się różnić od Twojej regularnej pracy. Dzięki własnemu harmonogramowi, możesz stworzyć dla nich unikalne dni i godziny, które będą widoczne tylko w tej jednej ofercie. To daje Ci pełną kontrolę i elastyczność.
Ta opcja to prawdziwy oszczędzacz czasu. Pozwala Ci stworzyć jeden, globalny harmonogram, który możesz wykorzystać w wielu rodzajach sesji jednocześnie. Jeśli masz stały grafik pracy, na przykład od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-17:00, możesz ustawić to raz, a następnie zastosować to do sesji noworodkowych, portretowych czy rodzinnych. Oszczędzasz czas i masz pewność, że wszystkie Twoje oferty mają ten sam zakres Twojej dostępności.
Jak stworzyć taki harmonogram? Należy przejść do głównego menu (prawy górny róg ekranu) a następnie wybrać "Ustawienia rodzajów sesji", kolejnym krokiem będzie wybranie zakładki po lewej stronie "Harmonogramy dostępności". Teraz wystarczy tylko kliknąć w przycisk "Utwórz".
W okienku, które się pojawiło należy wpisać nazwę tego harmonogramu i potwierdzić to przyciskiem "Utwórz" w okienku.
Następnie należy przejść do tego harmonogramu dostępności, by go skonfigurować.
Pojawi się panel konfiguracji harmonogramu dostępności, skupimy się na poszczególnych opcjach po kolei:
Ogólny szablon dostępności - tutaj trzeba zaznaczyć dni tygodnia i wpisać godziny, w których się pracuje i jest dostępnym dla klienta - przedział godzin, w których klienci będą mogli rezerwować sesje. Warto z tego skorzystać, jeśli pracujemy w stałych godzinach oparte o konkretne dni tygodnia.
Wyjątki od szablonu dostępności - skupimy się na konkretnych przykładach, gdzie w prosty sposób zaprezentujemy kiedy warto i jak z tej funkcji skorzystać:
Przykład 1 - przyjmujesz klientów od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00-17:00. Jednak w poniedziałek 6.10 nie będziesz miał czasu przez cały dzień - musisz wpisać to w wyjątkach od szablonu dostępności. To nic trudnego! Klikasz w przycisk "Dodaj wyjątek" - w wyskakującym okienku wpisujesz datę i zaznaczasz "cały dzień", na koniec potwierdzasz przyciskiem "Dodaj". Na ten dzień nie będzie się mógł nikt zapisać, na żadną z sesji.
---
Przykład 2 - w środy jesteś dostępny dla klientów od 9:00 do 17:00, ale 8.10 o 14:00 musisz wyjść i nie będzie Cię do końca dnia w studio. Musisz dodać nowy wyjątek od szablonu dostępności - godziny, kiedy Cię nie będzie - w tym wypadku od 14:00 do 17:00. Dzięki temu żaden klient nie zarezerwuje wtedy terminu sesji.
---
Przykład 3 - pracujesz tylko w dni powszednie, jednak postanawiasz dać terminy na sesje klientom w sobotę 11.10. W takim przypadku musisz dodać ten czas w miejscu "Dostępność w wybrane dni", klikając w przycisk "Dodaj dzień". Wpisujesz datę oraz dostępne godziny. Zatwierdzasz przyciskiem "Dodaj".
Kiedy już zakończysz konfigurowanie harmonogramu dostępności to musisz go zapisać - zielonym przyciskiem "Zapisz" na dole panelu konfiguracji.
Jak skorzystać z takiego harmonogramu dostępności? Podczas tworzenia sesji w zakładce "Twoja dostępność" z pierwszej listy wybierasz "Współdzielony harmonogram dostępności" a następnie z drugiej listy wybierasz ten, który właśnie utworzyłeś:
Na koniec należy zatwierdzić zmiany przyciskiem "Zapisz".
Tworzenie rezerwacji przez fotografa
Czasem zdarza się tak, że to fotograf musi stworzyć rezerwację dla klienta. W takim wypadku należy skierować się na lewą stronę ekranu w stronę dużego zielonego przycisku "Utwórz" - następnie z menu wybrać opcję "Nową rezerwację sesji" i wybrać odpowiednią z listy.
Od razu pokaże się okienko, w którym będzie trzeba uzupełnić dane sesji - takie jak data, godzina oraz dane klienta.
Dane klienta można wpisać samodzielnie lub wybrać z listy - Twojej bazy klientów.
Po uzupełnieniu wszystkich danych zatwierdzamy utworzenie sesji przyciskiem "Utwórz".
Jak zarządzać złożonymi rezerwacjami?
W zakładce "Moje sesje" znajdziesz listę wszystkich sesji, które zostały zarezerwowane przez klientów. Sortowane są automatycznie od najbliższego terminu sesji. W tym panelu możesz przefiltrować rezerwacje na "Oczekujące na potwierdzenie", "Potwierdzone", "Minione" oraz "Anulowane":
Klikając w konkretną rezerwację sesji możesz sprawdzić jej szczegóły:
Potwierdzenie rezerwacji przez fotografa
Jeśli tworzysz sesję dla klienta samodzielnie to wymaga ona potwierdzenia przez klienta, ale możesz też zrobić to za niego - właśnie wchodząc w szczegóły danej sesji i klikając "Potwierdź w imieniu klienta":
System zapyta nas o potwierdzenie tej czynności - klikamy "Tak":
Sesji zostanie nadany status "Potwierdzona":
Zmiana terminu
Możesz także zmienić termin złożonej rezerwacji - wystarczy, że klikniesz przycisk "Zmień termin":
Pojawi się okienko do zmiany daty oraz godziny:
Należy wybrać odpowiednią datę z kalendarza oraz wpisać godzinę. Jeśli nowy termin rezerwacji będzie poza Twoimi godzinami pracy określonymi jako dostępność dla danej sesji to wyskoczy komunikat (jest tylko informacyjny, nie uniemożliwia zmiany terminu rezerwacji):
Jeśli wybierzesz termin, kiedy masz już inną sesję - system wyrzuci komunikat i uniemożliwi zmianę terminu:
W tym okienku możesz również zdecydować, czy chcesz wysłać mailowe powiadomienie do klienta o zmianie terminu sesji:
Treść e-maila będzie taka, jak została skonfigurowana w ustawieniach domyślnych wiadomości e-mail - możesz to zmienić w głównym menu w prawym górnym rogu ekranu w zakładce "Wiadomości email".
Po ustawieniu wszystkich parametrów zatwierdzamy zmiany przyciskiem "Zmień termin rezerwacji". Po poprawnej zmianie zauważymy w szczegółach sesji nowy jej termin:
Wysłanie do klienta
Za pomocą przycisku "Wyślij do klienta" możesz skopiować link do rezerwacji oraz wysłać wiadomość e-mail do klienta:
Treść tej konkretnej wiadomości dotyczącej dokładnie tej sesji możesz tutaj edytować lub pozostawić ją domyślną - według szablonu (szablony wiadomości możesz zmienić w głównym menu w prawym górnym rogu ekranu w zakładce "Wiadomości email").
Anulacja rezerwacji
Z tego panelu możesz również anulować rezerwację - przez przycisk "Anuluj rezerwację":
System zapyta czy na pewno chcesz rezerwację anulować, jednocześnie pozwalając zdecydować czy ma być wysłana wiadomość e-mail do klienta. Jeśli zdecydujesz się wysłać wiadomość do klienta o anulacji rezerwacji sesji, w tym miejscu możesz edytować taką wiadomość - klikając "Pokaż treść wiadomości":
Jeśli nie edytujesz wiadomości - zostanie wysłana domyślna. Szablon domyślnej wiadomości możesz skonfigurować w głównym menu w prawym górnym rogu ekranu w zakładce "Wiadomości email".
W celu potwierdzenia anulacji sesji trzeba tylko kliknąć "Anuluj rezerwację i wyślij".
Po poprawnym dokonaniu zmiany otrzymamy informację o statusie rezerwacji - Anulowana.
Kalendarz
Możesz również zobaczyć zarezerwowane przez klientów sesje w widoku kalendarza - korzystają z zakładki "Kalendarz":
Kalendarz ma kilka widoków - cały miesiąc, tydzień oraz jeden dzień - można się przełączać między tymi widokami w prawym górym rogu:
Powyższy widok - jak zaznaczone - przedstawia cały tydzień, poniżej widok całego miesiąca oraz dnia.
Z tego widoku również możesz zarządzać rezerwacjami - po kliknięciu w odpowiedni prostokącik wyskoczy okienko z podstawowymi informacjami dotyczącymi rezerwacji sesji, w którą kliknęliśmy:
Możesz przejść do bardziej szczegółowego widoku, skąd możesz zarządzać dokładniej rezerwacją - po prostu klikając w przycisk "Zobacz szczegóły".
Z tego widoku możesz również tworzyć nowe rezerwacje sesji - wystarczy kliknąć w "wolny" biały/szary prostokącik i wybrać opcję "Utwórz nową rezerwację" oraz sesję, dla której chcemy zająć termin:
Otworzy się okienko, w którym trzeba uzupełnić dane - tak samo jak byśmy tworzyli sesję przyciskiem "Utwórz" po lewej stronie.
Z tego samego miejsca można utworzyć przerwę w pracy. Kiedy się przydają przerwy w pracy? Na lunch, obiad, odpoczynek czy jakąkolwiek inną potrzebę, gdy nie możesz przyjąć klientów.
Pojawia nam się okienko, gdzie należy wpisać wszystkie dane dotyczące planowanej przerwy - nazwę, datę, godzinę rozpoczęcia i zakończenia przerwy.
Przez fakt, że tworzymy sesję z poziomu kalendarza, klikając w konkretne miejsce, datę oraz godzinę rozpoczęcia przerwy mamy już uzupełnioną - ale nic nie stoi na przeszkodzie, by je zmienić, jeśli jest taka potrzeba.
Po uzupełnieniu danych przerwa pojawia nam się w kalendarzu:
Teraz nie musisz się martwić o to, że ktoś zapisze się na sesję w tym czasie. Możesz na spokojnie zregenerować siły :)
Jak to wygląda z perspektywy klienta?
Gdy wszystko skonfigurujesz i opublikujesz, Twoja oferta pojawi się na stronie rezerwacji. Klient po wejściu na nią widzi listę Twoich usług.
Proces rezerwacji dla klienta wygląda tak:
Wybiera interesującą go sesję.
Przechodzi do kalendarza, gdzie widzi tylko dostępne terminy, co eliminuje błąd i frustrację.
Wypełnia krótki formularz z podstawowymi danymi: imię, nazwisko, e-mail.
Potwierdza rezerwację, która natychmiast pojawia się w Twoim panelu.
Na koniec klient otrzymuje potwierdzenie na maila, a Ty widzisz nową rezerwację w swoim kalendarzu. Bez telefonów, bez e-maili i bez zamieszania. Czysty zysk czasu i spokoju!
Dzięki Photonesto możesz poświęcić więcej uwagi na to, co robisz najlepiej – robienie pięknych zdjęć. Reszta zrobi się sama.